TMAX 2000

El Sistema TMAX 2000 PLUS, está conformado por los siguientes módulos, modular, multiusuario, multiempresa, multialmacen:

GERENCIA Y AUDITORIA
CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
TESORERIA Y FINANZAS
VENTAS Y CARTERA ACTIVA
COMPRAS Y CARTERA PASIVA
INVENTARIOS Y PRODUCCION
ACTIVOS FIJOS
REMUNERACIONES
TRANSFERENCIAS DE DATOS
GENERADOR DE INFORMES
OTRAS GESTIONES

GERENCIA Y AUDITORIA
Esta gestión incluye un conjunto de funciones orientadas a informar y facilitar el establecimiento de controles tanto para la gerencia como para la auditoría de la empresa. Extrae información de la contabilidad, presupuesto y de los auxiliares; permite establecer controles de acceso y fijar parámetros diversos sobre cada una de estas gestiones.
La integridad de la información es uno de los elementos claves que se ha considerado dentro del Tmax, para lo cual un usuario principal o administrador del sistema puede definir con diferentes niveles de detalle, el acceso de cada uno de los demás usuarios o grupo de ellos, a las distintas opciones, modalidades y posibilidades del programa. Los niveles de detalle son: opciones de menú, editores y dentro de cada editor, campos.
Además permite incluir en un mismo informe, cuentas de varias empresas sin importar que sus planes de cuenta sean diferentes, permitiendo elaborar así balances consolidados.
Una de las aplicaciones de esta opción es la definición del Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias.
Definimos tablas de comisiones, impuestos, monedas, tasas de cambio de las monedas (para el trabajo bimonetaria), tarjetas de crédito, servicios, porcentajes, zonas, transportistas, tabla del IPC.
CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
Esta es la gestión o módulo principal del programa, ya que en él se recopila toda la información generada en las gestiones auxiliares para producir los informes contables (Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Mayor General, etc.). Además, permite establecer el presupuesto detallado de la empresa y efectuar su seguimiento.
Ofrece informes tales como Balances, Mayor General, Diario, etcétera.
La Definición de Asientos permite que al usuario definir reglas de integración y los esquemas de los asientos contables que regirán el flujo de información de los auxiliares a la contabilidad.
TESORERÃA Y FINANZAS
Las opciones de Caja y Bancos manejan todo lo concerniente a los ingresos y egresos de dinero dentro del sistema, en estrecha relación con las gestiones de Cobros y de Pagos. Se sigue el principio contable de que todo ingreso, excepto las transferencias directas, debe pasar por la caja y posteriormente ser depositado en el banco.
Caja registra los movimientos que pueden ser introducidos por el usuario o generados automáticamente por los auxiliares de Ventas y Cartera Activa o Compras y Cartera Pasiva.
Bancos registra los movimientos de las Cuentas Bancarias. Dichos movimientos pueden ser introducidos por el usuario o generados automáticamente por los auxiliares de Ventas y Cartera Activa o Compras y Cartera Pasiva.
Emite la conciliación de los movimientos bancarios según Libro (incluidos desde los editores de Tesorería y Finanzas, Cobros o Pagos) y los movimientos según Banco, presentados en el Estado de Cuenta mensual emitido por el banco
Lleva un control de chequeras (mediante la facilidad de indicar sólo el primero y el último cheque , si son consecutivos) de manera que los cheques utilizados puedan ser marcados bien sea directamente por el usuario o por el programa.
Entre los informes estándar provee Diarios, Estados de Cuentas, Informes de Conciliación, Informes de Disponibilidad, etc.
VENTAS Y CARTERA ACTIVA
Conjunto de funciones orientadas a mantener un control de la información concerniente a cada una de las fases de una venta, desde la emisión de una cotización, la recepción de un pedido, así como el registro de notas de entrega, facturas, facturas punto de venta y devoluciones. Interactúa con el módulo de Inventarios, y recibe información de punto de ventas y actualiza el módulo de cuentas por cobrar, en el caso de ventas a crédito; o la caja o banco en el caso de ventas de contado. Es contabilizable automáticamente desde el módulo de contabilidad.
Asocia cotizaciones, pedidos, notas de entrega y facturas, agilitando con ello el proceso de registro de información y otorgando mayor consistencia y confiabilidad a la misma, uno o varios pedidos pueden ser entregados mediante una sola nota de entrega o facturados en una sola factura, una o varias notas de entrega pueden ser facturadas en una sola factura.
El programa maneja las devoluciones como una factura con cantidades negativas. El reflejo de una devolución en cuentas por cobrar, caja, bancos o inventario será exactamente el negativo del reflejo de una factura.
En forma de pago al contado, tiene opciones de: efectivo, cheque, tarjeta, depósito o nota de crédito; se determina: días de vencimiento, a la fecha de vencimiento o mediante giros (Letras).
Permite especificar un descuento global y especificar cargos no sujetos al descuento global, emite cálculo de comisiones por vendedor, tipo de artículo, forma de pago, departamento y otros criterios; Genera informes de análisis de ventas por artículos, por clientes, por períodos, por zonas, por vendedor, etc.
Cobros / Abonos / Cancelaciones
Realiza cancelaciones, abonos o notas de crédito sobre las cuentas por cobrar pendientes e introducir nuevos movimientos de facturas, giros o notas de débito, maneja vencimiento a fecha o cobros fraccionados periódicos (giros) y no periódicos.
COMPRAS Y CARTERA PASIVA
Conjunto de funciones orientadas a mantener un control de la información concerniente a cada una de las fases de una compra, desde la emisión de una orden de compra, la recepción de un pedido, así como el registro de notas de entrega, facturas y devoluciones. Interactúa con el módulo de Inventarios y actualiza el módulo de cuentas por pagar, en el caso de compras a crédito; o la caja o banco en el caso de compras de contado. Es contabilizable automáticamente desde el módulo de contabilidad.
Se pueden traer órdenes de compra previamente registradas a una nota de recepción o bien notas de recepción y ordenes de compra a una compra. Para que el usuario seleccione los que desee. Se podrán hacer los cambios en cantidad que se estime conveniente. Si se especifica una cantidad menor que la copiada, quedará pendiente la cantidad restante y la misma podrá ser traída a un movimiento posterior.
Pago / Abono / Cancelación
Lleva el control cuentas por pagar, realiza cancelaciones, abonos o notas de crédito sobre las cuentas por pagar pendientes e introducir nuevos movimientos de compras, giros o notas de débito, maneja vencimiento a fecha o pagos fraccionados periódicos (giros) y no periódicos.
INVENTARIOS Y ENSAMBLAJE
Esta gestión realiza todas las operaciones necesarias para el manejo del inventario, incluido el ensamblaje de artículos.
Categorizan los artículos mediante grupos, ingresa fichas de los mismos con la información particular de cada uno de ellos: de precios, costos, descuentos, existencias mínimas, máximas si se aplica corrección monetaria, el programa ofrece la posibilidad de definir una tabla ilimitada de tarifas.
Lleva el control de movimientos del almacén. Estos movimientos pueden ser introducidos directamente por el usuario (cuando se incorpora el inventario por primera vez o cuando se requiere algún ajuste) o generados por los procesos de compra y/o venta de artículos.
Efectúa transferencias automáticas entre almacenes, si se ha elegido la opción multialmacén. el programa deduce la cantidad especificada de las existencias del almacén de origen y las añade al almacén de destino.
Se puede definir tabla de unidades equivalentes y el factor de conversión de las unidades básicas del inventario, tabla de almacenes, que permite introducir la los diversos almacenes en caso de haberse elegido la opción multialmacén al iniciar la empresa
Entre los informes estándar provee movimientos de almacén, movimientos por artículo (kardex), resumen de existencias, resumen de costos, etc.
ACTIVOS FIJOS
Controla tanto a la existencia como el valor real de los Activos Fijos en un momento específico, mediante funciones de reapreciación y depreciación automática, la aplicación de la corrección monetaria
Permite definir los Activos Fijos de la empresa, con el mismo sistema de codificación jerárquica que el plan de cuentas contable. Además de un código, el registro de cada activo y la captura de toda la información adicional para un mejor control de los mismos, pudiendo si es del caso añadir nuevos campos a la ficha de activo.
Genera las transacciones de depreciación, corrección monetaria, reverso de depreciación, reverso de la corrección monetaria.
Ofrece los siguientes informes predefinidos: Diario general, diario general revaluado resumen mensual de diario, mayor de activos, mayor de activos revaluados, listado de activos, formas definidas, diario de auditoría, corrección monetaria.
REMUNERACIONES:
Características Generales
El sistema de rol de pagos que nos rige es uno de los más complicados dentro del contexto internacional, ante esta realidad se ha concebido un sistema altamente definible y parametrizable para el manejo de remuneraciones, perfectamente adaptable al sector privado como público, con las particularidades que en cada caso puedan tener las empresas o instituciones de los sectores mencionados.
El sistema permite definir y programar cada concepto de asignación o deducción, y cualquier otro cálculo requerido.
Una vez definidos los conceptos se pueden dar las condiciones para su aplicación y se permite complementarlos con datos proporcionados por el operador en el momento de la ejecución. Para los cálculos puede utilizarse cualquier dato de la ficha de los trabajadores así como cualquier operador matemático y lógico, además de las funciones especiales incluidas para cálculos de nómina.
Características Específicas

Desglose de moneda con forma de pago en efectivo.
Generación de Informes específicos para el usuario.
Hoja de tiempo para el cálculo de horas extras, horas faltantes
Modificación de Histórico, como nombre del concepto, monto, etc
Planificación de vacaciones, reposos, inasistencias bien sean remuneradas o no remuneradas.
Control de pagos fuera de nómina.

Se tiene previsto la definición de: departamentos, sucursales, gerencias o cualquier otra división que se quiera o que se tenga dentro de la empresa.
Maneja los datos personales del trabajador mediante el diseño de una ficha básica a la misma que se le puede añadir tantos campos que se consideren necesarios para tener una información completa del trabajador o empleado.
Guarda los datos de las nóminas que se procesan por cada trabajador y por cada uno de los conceptos por los cuales fueron pagados.
Además se puede definir tablas específicas para cálculos especiales como el de impuesto a la renta, comisiones o cualquier otro tipo que se desee crear.
Respecto a informes el sistema trae informes de trabajadores: listado básico, ficha del trabajador, básico más campo definido; de remuneraciones: variaciones, prenómina, nómina, recibos, acumulado/concepto, histórico, aportes al IESS, impuesto a la renta, utilizando el generador de reportes se puede obtener cualquier informe adicional que requiera el usuario y volverle propio del sistema colocando en la biblioteca de este módulo.
TRANSFERENCIAS
La gestión permite realizar la transferencia de la información de un lugar a otro mediante una conexión batch (fuera de línea). Ofrece informes estándar tales como:

Transacciones Enviadas
Transacciones Recibidas

El proceso de envío de la información está condicionada a parámetros de cuya evaluación depende para que se transfieran los datos, como por ejemplo: rangos de fechas de creación, rangos de fechas de emisión, tipos de registros etc.
Además permite transferir archivos externos al sistema determinando las relaciones entre si.
El proceso de recepción de la información está condicionada a parámetros de cuya evaluación depende para que se sobrescriba información ya existente, como por ejemplo no se sobrescribirá una factura que ya ha sido cancelada, un movimiento de caja que ya fue depositado, un cheque ya conciliado, etc. La transacciones nuevas son añadidas.
Cada transacción transferida es registrada en un archivo histórico a la fecha en que se hace la transferencia, se registran números de documentos, la gestión de que proviene, tipo de movimiento, nombre de archivo en que se almacenó, origen del movimiento, fecha de emisión; hora, usuario y fecha de creación; hora, usuario y fecha en que se transfirió.
Cada transacción transferida es marcada, dicha marca puede ser utilizada por el usuario para llevar en las transferencias.
GENERADOR DE INFORMES
La gestión permite definir formas e informes simples o complejos que pueden incluirse en el menú de informes o en las opciones de formas impresas de las restantes gestiones del programa. La idea es que el usuario pueda definir informes que por ser muy particulares o específicos o por cualquier otro motivo, no se ofrecen con el programa como informes estándar.
La mayoría de los informes estándar que ofrece el programa no han sido definidos mediante el generador y no pueden ser modificados mediante el mismo. No obstante, el programa ofrece un conjunto de informes definidos mediante el generador con la intención de que el usuario pueda modificarlos o utilizarlos como modelo o patrón a la hora de generar sus informes.
CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE

Solucionado para el año 2000
Protección contra copias
Ayuda en línea (help)
Recuperación de datos automática
Maneja errores de digitación
Programas de instalación
Manual de usuario en diskette

CARACTERISTICAS GENERALES DE HARDWARE Y SOFTWARE
SOFTWARE REQUERIDO

D. O. S. versión 5.0 o posterior, Windows 95 en estaciones de trabajo
Red Novell con servidor dedicado versión 3.11 o mayor o Windows NT Server

HARDWARE REQUERIDO
SERVIDOR

Computador compatible con IBM
Procesador Pentium II de 266 MHZ
Memoria RAM de 64MB mínimo depende de sistema administrador de red y # de estaciones de trabajo
Disco duro de 5 Gigabyte mínimo
Drive de 3.5"
Opcional Unidad de cinta para Backup
Impresora de 132 caracteres
Monitor monocromático/color

Estaciones de trabajo

Computadores compatibles con IBM
Procesador Pentium
Memoria RAM de 16 MB mínimo depende de sistema operativo que utilice 32 Mb con Windows.
Disco duro de 1 Gigabyte
Drive de 3.5"
Impresoras de 80/132 caracteres (opcional de acuerdo a Operación
Monitor monocromático/color

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INTRODUCCION SAFI

El Ministerio de Hacienda, como ente rector de las finanzas públicas y del Sistema de Administración Financiera Integrada (SAFI), es responsable de establecer, poner en funcionamiento y mantener en las instituciones y entidades del Sector Público, el conjunto de normas, organización, programación, dirección y coordinación de los procedimientos de Presupuesto, Tesorería, Inversión y Crédito Público y Contabilidad Gubernamental .En tal sentido, se ha elaborado el presente Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera Integrado, el cual contiene una breve definición de cada uno delos Subsistemas que conforman el SAFI, así como la descripción de los principios, normas y clasificaciones necesarias para la operatividad de cada uno de ellos a nivel central como institucional.

. DESCRIPCIÓN

El Sistema de Administración Financiera Integrado es el conjunto de principios, normas, organización y procedimientos de Presupuesto, Tesorería, Inversión, Crédito Público y Contabilidad Gubernamental ,los cuales sistematizan la captación, asignación y empleo de los recursos públicos tendientes a lograr eficacia, eficiencia y economía en el uso de los mismos .La aplicación del SAFI se concretiza mediante los Subsistemas de Presupuesto, Tesorería, Inversión y Crédito Público y el de Contabilidad Gubernamental, basados en la característica básica descentralización normativa y descentralización operativa; excepto para las decisiones y operaciones referidas al endeudamiento público, que están supeditadas a procesos centralizados de autorización ,negociación, contratación y legalización.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADO

De acuerdo a lo establecido den el artículo 8 de la Ley Orgánica de Administración Financiera (Ley AFI),el Sistema de Administración Financiera Integrada tendrá por objetivos los siguientes: a)

Establecer los mecanismos de coordinación de la administración financiera entre las entidades e instituciones del sector público, para implantar los criterios de economía, eficiencia y eficacia en la obtención y aplicación de los recursos públicos .b)

Fijar la organización estructural y funcional de las actividades financieras en las entidades administrativas)

Establecer procedimientos para generar, registrar y proporcionar información financiera útil, adecuada, oportuna y confiable, para la toma de decisiones y para la evaluación de la gestión de los responsables de cada una de las áreas administrativas)

Establecer como responsabilidad propia de la dirección superior de cada entidad del sector público la implantación, mantenimiento, actualización y supervisión de los elementos competentes del sistema de administración financiera integrado; y,

GENERALIDADES

El Subsistema de Presupuesto comprende los principios, técnicas, métodos y procedimientos empleados en las diferentes etapas o fases que integran el proceso presupuestario. Este subsistema establece que el Presupuesto General de Estado y los demás Presupuestos del Sector Público, se estructurarán con arreglo a los principios presupuestarios especialmente de universalidad, unidad, equilibrio, oportunidad y transparencia. Al igual que los demás subsistemas del SAFI, está basado en la característica de centralización normativa y descentralización operativa.

OBJETIVOS

a) Orientar los recursos disponibles para que el Presupuesto General del Estado y los demás presupuestos del Sector Público, sean consistentes con los objetivos y metas propuestas por el Gobierno .b) Lograr que las etapas de formulación, discusión y aprobación de los anteproyectos de Presupuestos cumplan en el tiempo y forma requeridos) Asegurar que la ejecución presupuestaria se programe y desarrolle coordinadamente, asignando los recursos según los avances físicos y necesidades de cada entidad) Utilizar la ejecución y evaluación presupuestarias como elementos dinámicos para la corrección de desviaciones.

PRINCIPIOS

Estos principios constituyen los “postulados” básicos para que el presupuesto encuentre su pleno desarrollo en todo su proceso.

PROGRAMACIÓN

Por su propia naturaleza, el presupuesto tiene un contenido y forma de programación. Es decir se deben expresar con claridad los objetivos seleccionados, las acciones necesarias para alcanzarlas, los recursos estimados expresado en unidades respectivas y traducirlos a variables monetarias, lo que origina la necesidad de asignaciones presupuestarias.

EQUILIBRIO

Se refiere a la cobertura financiera del presupuesto. El presupuesto debe formularse en condiciones que el total de sus egresos sean equivalentes al total de los ingresos estimados a recolectarse y cualquier diferencia debe ser financiada por recursos provenientes de la capacidad de endeudamiento en los términos y niveles más realistas y concretos. El no cumplimiento de este principio significa dimensiones falsas del presupuesto que pueden originar problemas económicos y monetarios al país.

RACIONALIDAD

Este principio está relacionado con la “austeridad” en el manejo de los recursos, a través de elaborar presupuestos en condiciones de evitar el gasto suntuario, así como impedir el desperdicio y mal uso delos recursos. Por otro lado, se relaciona con la aplicación de la “economicidad” en la satisfacción de las necesidades públicas; es decir, trata de obtener lo más que se pueda gastando lo menos y mejor posible.

MONICA

INTRODUCCION

MONICA es el programa de computador ideal para su negocio. Le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del habla castellana.

MONICA es ideal para negocios dedicados a la comercialización de productos de cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretería, una farmacia, venta de ropa, etc. entonces Ud. puede utilizar nuestro programa sin problemas, todo lo que necesita es un computador personal (ó una red de computadores) y listo!.

MONICA es fácil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un manual completamente en castellano, no es una traducción de algún programa en inglés. Ha sido desarrollado especialmente para las empresas latinoamericanas, teniendo en mente al empresario latino que desea resultados rapidos e instrucciones sencillas.

Con MONICA Ud. no necesita conocer contabilidad a fin de usarlo en su negocio, es muy fácil de aprender, Ud. puede hacer una factura en el computador tan simple como lo haría con papel y lápiz, o con una máquina de escribir. Los módulos que componen MONICA son independientes de tal modo que si Ud. solamente quiere hacer facturas, por ejémplo Ud. no necesita manejar los otros módulos o tener que "predefinir" parámetros adicionales (y muchas veces términos contables poco entendibles) que nunca va a utilizar a fin de hacer una factura.

MONICA puede trabajar con la moneda de su país (pesos, soles, balboas, dólares, etc.) . Multialmacén, puede facturar en la moneda de su país o en dólares ( o también compras) , está adaptado a la versión de su país ya que a sido diseñado pensando en su negocio.

Módulos que comprende MONICA

FACTURAS

Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar sus propios nros. de factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas, clientes, vendedor, etc.). Asi mismo puede realizar devoluciones sobre el inventario. Las facturas actualizan el inventario apenas son creadas.

También puede realizar facturas en lotes (ideal por ejemplo cuando se tiene que facturar al mismo grupo de clientes al final del mes por un mismo concepto).

Puede obtener sus totales de ventas por fechas, clientes, reporte de impuestos, etc.

INVENTARIOS

Controla los productos en el almacén: crea, modifica elimina productos (el código del producto puede ser hasta de 22 caracteres), puede hacer su lista de precios, precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a la vez, puede almacenar más de 10 millones de productos en sus archivos. Asi mismo puede enviar cotizaciones a sus proveedores (si lo desea puede imprimirlo en inglés) y luego convertirlos en ordenes de compra (está enlazado con el módulos de cuentas por pagar). Otro aspecto importante es el kárdex que puede llevar de su inventario, es fácil de actualizar y manejar. Por otra parte MONICA le brinda la posibilidad de manejar las imágenes (fotos o diagramas) de sus productos.

Por ejemplo Ud. puede tener un catálogo de todos sus productos en su computador.

CUENTAS POR COBRAR

Cuando Ud. vende al crédito, MONICA le permite controlar las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc.

Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las próximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier momento. Formatos de impresión de ctas x cobrar pueden ser personalizados

CUENTAS POR PAGAR

Si su empresa quiere llevar un registo de compras de sus proveedores, entonces este módulo es para Ud. ya que le permite saber a qué proveedores le debe, cuándo se vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada proveedor.

CUENTAS CORRIENTES

Su empresa ahora puede llevar una ó 1,000 cuentas corrientes. Es muy fácil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer sus depósitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una reconcialiación con el estado de cta. de su banco.

CONTABILIDAD

Diseñado especialmente para el profesional contable. Registro de asientos por partida doble, Ud. puede definir su tabla contable ó utilizar la que viene diseñada especialmente para su país! el cual puede ser manejado en multinivel (Agrupación de cuentas). Con MONICA Ud. puede tener el libro Diario, Mayor, y los principales reportes financieros: Balance de la Empresa, Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance Tributario, etc.